Politica de confidențialitate

1. Cine răspunde pentru datele tale

AgenticWeb este marca sub care NECTARIA PROIECT SRL furnizează site-ul de prezentare și platforma AgenticWeb OS. Firma este operator pentru relația cu vizitatorii, solicitanții de oferte, utilizatorii conturilor și reprezentanții clienților: stabilește scopurile și mijloacele acestor prelucrări.

Pentru datele introduse de o firmă client în CRM, email, programări, fișiere sau chatbotul propriului site, acea firmă este, de regulă, operatorul; AgenticWeb prelucrează datele în numele ei, ca persoană împuternicită, conform instrucțiunilor și acordului de prelucrare aplicabil serviciului. Politica de față nu înlocuiește informarea firmei respective sau acordul de prelucrare prevăzut de art. 28 GDPR.

2. Datele prelucrate în AgenticWeb OS

Cont și organizație: nume, email, imagine de profil dacă este furnizată, apartenență și roluri, invitații, preferințe, abonament și date de facturare. Autentificarea Google ne furnizează identificatorul și datele de profil autorizate; codul pe email folosește adresa introdusă. Pentru passkey păstrăm cheia publică și informațiile tehnice ale înregistrării, nu amprenta sau imaginea feței.

Activitate: pagini accesate, adrese IP, date de dispozitiv/browser, jurnale de acces, erori, operațiuni și consum. Conținut: mesaje AI, fișiere, instrucțiuni și memorie, proiecte, clienți, emailuri, rezervări și documente adăugate sau accesate prin funcțiile activate.

Integrări: identificatorul contului conectat, permisiunile acordate, tokenuri protejate și conținutul accesat pentru acțiunile permise. Sesiunile de browser conectat pot include datele paginilor și autentificărilor necesare acțiunilor cerute. Datele pot proveni de la tine, administratorul organizației, ceilalți membri, vizitatorii site-urilor și serviciile pe care le conectezi.

Urmărirea reclamelor pe site-urile clienților: când o firmă o pornește, scriptul site-ului încarcă Meta Pixel și eticheta Google Ads numai după ce vizitatorul acceptă categoria Marketing. Pentru cererile și programările trimise de acești vizitatori, AgenticWeb transmite către Meta (Conversions API), în numele firmei, evenimentul de conversie cu emailul, telefonul și numele criptate ireversibil (hash SHA-256), adresa IP, browserul și identificatorii Meta din cookie-uri. Firma rămâne operator pentru aceste date; retragerea acordului oprește trimiterile.

Datele necesare contului și facturării sunt cerute pentru acces și furnizarea serviciului. Integrările și modulele sunt opționale; fără permisiunile sau datele relevante, funcția respectivă nu poate executa operația. Nu încărca date sensibile sau secrete care nu sunt necesare scopului autorizat.

3. De ce folosim datele și pe ce temei

Oferte și contracte: răspundem solicitărilor și furnizăm serviciul cerut, pe baza demersurilor precontractuale sau a contractului, dacă ești parte la acesta (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR). Când reprezinți o firmă, folosim datele tale profesionale în interesul legitim de a comunica și a administra relația cu firma (lit. f).

Conturi, suport și securitate: administrăm accesul, investigăm erori, prevenim fraudele și abuzul în interesul legitim de a furniza un serviciu sigur (lit. f); executarea serviciului pentru persoana contractantă se bazează pe contract (lit. b). Facturarea, evidențele contabile și răspunsurile către autorități se bazează pe obligațiile legale aplicabile (lit. c).

Newsletterul, tehnologiile opționale care cer acord și clona vocii din Vocea mea se bazează pe consimțământ (lit. a). Cererea unei oferte, folosirea chatului sau simpla vizitare a site-ului nu reprezintă abonare la marketing. Retragerea acordului nu afectează prelucrarea legală realizată anterior.

4. AI, automatizări și Google API Services

Funcțiile AI procesează mesajul, istoricul și contextul organizației necesar funcției: documente selectate, memorie, rezultate ale instrumentelor și date din integrările autorizate. Orchestrarea pe server propriu nu înseamnă că modelul rulează exclusiv local: contextul poate fi transmis furnizorului modelului utilizat.

Accesul AI la integrări depinde de permisiunile și politicile configurate. Automatizările și funcțiile proactive activate pot prelucra date în fundal, fără un mesaj nou la fiecare rulare. Politicile de aprobare controlează acțiunile cu efect extern. Administratorul organizației trebuie să stabilească scopurile, accesul și instrucțiunile aplicabile datelor pe care le gestionează.

Folosirea și transferul informațiilor primite de la Google APIs respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use. Datele Google nu sunt vândute, utilizate pentru publicitate sau pentru antrenarea unor modele AI generale ori partajate. Transferul lor către furnizori tehnici este limitat la furnizarea funcției permise și regulile Google aplicabile.

Poți deconecta integrarea din OS și revoca accesul din contul furnizorului. Deconectarea oprește utilizarea conexiunii; nu reprezintă ștergerea automată a emailurilor, documentelor sau rezultatelor deja importate ori a datelor păstrate de furnizorul extern.

AI poate greși. Funcțiile platformei sunt instrumente de asistență și automatizare; nu sunt destinate luării unor decizii exclusiv automate cu efecte juridice sau similare semnificative asupra persoanelor. Pentru o utilizare cu astfel de efecte, organizația trebuie să evalueze separat temeiul, garanțiile și intervenția umană necesare.

5. Integrări sociale și de reclame: Meta, TikTok, Google Ads

Aceste integrări sunt opționale și le pornește un administrator al firmei, care se autentifică direct la furnizor și alege paginile, conturile și permisiunile. Nu vedem parola contului. Tokenurile de acces sunt criptate pe serverele noastre și sunt folosite numai pentru acțiunile firmei respective. Datele primite nu sunt vândute, nu sunt folosite pentru profiluri publicitare sau pentru antrenarea modelelor AI și nu sunt transmise brokerilor de date.

Meta — Facebook și Instagram: identificatorul și numele contului Facebook care conectează, permisiunile acordate, paginile administrate (nume, identificator, imagine) și conturile Instagram profesionale legate (nume de utilizator, nume, imagine de profil). Pentru destinațiile alese citim postările publicate (text, dată, link, fotografii și video), comentariile și răspunsurile (numele autorului, textul, data), numărul de aprecieri, comentarii și distribuiri, și publicăm postările și răspunsurile aprobate de firmă. Tokenul paginii se cere de la Meta la fiecare operație și nu se salvează.

Meta — Messenger, Instagram Direct și WhatsApp Business: mesajele pe care clienții le trimit paginii sau numărului firmei (identificatorul expeditorului folosit de Meta, numele afișat sau numărul WhatsApp, textul, atașamentele, starea livrării) și răspunsurile trimise din OS. Pentru WhatsApp citim contul WhatsApp Business, numerele de telefon (număr afișat, nume verificat, calitate, stare) și șabloanele de mesaje. Dacă firma păstrează aplicația WhatsApp Business pe telefon, istoricul și contactele se aduc numai după acordul dat în aplicație. Răspundem numai conversațiilor începute de clienți sau cu șabloane aprobate de Meta, trimise cu acordul destinatarului.

Meta Ads: conturile publicitare (nume, stare, monedă, fus orar, firma din Business Manager), campaniile, seturile, reclamele și bugetele lor, cifrele zilnice agregate (afișări, clickuri, cheltuieli, conversii, acoperire) și locațiile de targetare căutate. Nu primim date despre persoanele individuale care au văzut reclamele. Creăm sau modificăm reclame numai cu aprobarea firmei; plata se face în contul publicitar Meta al firmei.

TikTok: prin Login Kit și Content Posting API, profilul de bază al creatorului (identificator, nume afișat, avatar) și publicarea clipurilor aprobate de firmă, cu starea publicării. Pentru conturile TikTok Business, lista clipurilor și comentariile lor (autor, text, dată), cu răspunsurile și ascunderile aprobate. Prin TikTok Marketing API, conturile de advertiser, campaniile, bugetele și cifrele agregate.

Google Ads și Google Business Profile: prin autentificarea Google, adresa de email și profilul contului care conectează, conturile Google Ads accesibile, campaniile, bugetele și cifrele agregate, respectiv locațiile Business Profile, recenziile, răspunsurile și postările aprobate. Folosirea datelor Google respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use.

AI: când ceri o propunere de postare, răspuns sau reclamă, textul relevant (de exemplu comentariul sau mesajul la care răspunzi) poate fi trimis furnizorului AI ales pentru acea funcție. Acțiunile cu efect extern (publicare, răspuns, reclamă) cer aprobarea firmei, cu excepția mandatelor pe care un administrator le-a acordat explicit și le poate retrage oricând.

Păstrare și ștergere: datele se păstrează cât timp integrarea este conectată și cât le folosește firma. Deconectarea din OS oprește accesul și șterge tokenurile; conversațiile și postările deja primite rămân în istoricul firmei până la ștergere. Dacă elimini aplicația AgenticWebOS din Facebook (Setări și confidențialitate → Setări → Aplicații și site-uri web → Elimină) sau din Meta Business Suite (Setări → Integrări business), Meta ne anunță și ștergem tokenurile, paginile și conturile alese, conversațiile, postările importate din Meta și datele Ads ale conexiunii. În același ecran Facebook poți trimite o cerere de ștergere a datelor: primești un cod de confirmare și un link unde vezi starea cererii. Pentru TikTok revoci accesul din setările de securitate ale contului TikTok (permisiunile aplicațiilor), iar pentru Google din contul Google, la conexiunile cu aplicații terță parte. Poți cere oricând ștergerea și la [email protected].

6. Cine poate primi datele

Personalul autorizat al NECTARIA PROIECT SRL și, pentru datele gestionate în OS, membrii organizației client cu permisiuni pot avea acces pentru operarea serviciului și suport. În funcție de funcția folosită, datele ajung și la următoarele categorii de furnizori:

Găzduire proprie: aplicația, baza de date principală, fișierele încărcate sau generate în platformă și serviciul care orchestrează AI rulează pe servere administrate de NECTARIA PROIECT SRL în România, inclusiv serverul de rezervă. Pe aceleași servere rulează și site-urile pe care le găzduim pentru clienți.

Cloudflare, Inc. (SUA, rețea globală): DNS, protecție împotriva atacurilor și tunelul prin care ajung cererile la serverele noastre. Conexiunea criptată se încheie la Cloudflare, deci cererile și răspunsurile (adresa IP, datele browserului, paginile și conținutul trimis) trec prin centrul de date Cloudflare cel mai apropiat de utilizator.

Amazon Web Services: Amazon SES pentru trimiterea și primirea emailurilor, precum și S3 și serviciile asociate pentru procesarea mesajelor, în regiunea Frankfurt (Germania). Destinatarii emailurilor și furnizorii lor de poștă primesc mesajele trimise către ei.

Furnizorul modelului AI folosit pentru funcția cerută poate fi Anthropic (SUA), OpenAI (SUA) sau Google (SUA); pentru modelele accesate prin OpenRouter (SUA), acesta intermediază cererea către furnizorul modelului. Nu toate aceste servicii primesc fiecare cerere. Contextul transmis depinde de model, funcție și permisiuni.

Apelurile vocale cu chatbotul unei firme funcționează când firma are AI Chatbot și nu a oprit apelul, iar apelurile la telefonul firmei preluate de AI, numai când firma activează Call center AI. Sunetul apelului este procesat în timp real de Soniox (SUA), pentru recunoașterea vorbirii, și de ElevenLabs (SUA, UE), pentru sinteza vocii, iar apelurile telefonice trec prin Telnyx (SUA, UE). Sunetul nu este înregistrat sau păstrat de noi; în platformă rămâne doar transcrierea în text, ca o conversație a firmei. La un apel telefonic, firma primește și numărul de pe care s-a sunat (dacă nu e ascuns), ca să poată reveni cu un răspuns. Când AI-ul sună în numele unei firme (în AgenticWeb AI Ultra), numărul apelat, cuvintele persoanei sunate, ca transcriere în text, și rezultatul apelului se păstrează în platformă, ca date ale firmei care a cerut apelul; nici la aceste apeluri sunetul nu este înregistrat. Când un membru al firmei sună din AgenticWeb OS sau preia acolo un apel transferat de AI (telefonul din OS), sunetul trece în timp real prin serviciul nostru de voce și prin Telnyx, fără să fie înregistrat; în platformă rămân numărul, durata și cine a vorbit, ca date ale firmei. Pentru clona vocii folosită în apelurile traduse (Vocea mea), ElevenLabs primește și înregistrarea vocii tale; detaliile sunt în secțiunea despre Vocea mea. La un apel tradus din telefonul din OS („Sună cu traducere”), Soniox transcrie și traduce în timp real ce spun ambele părți, iar ElevenLabs rostește traducerea; persoana sunată află la început, în limba ei, că apelul e tradus automat. Nici aici sunetul nu este înregistrat: rămân numărul, durata și transcrierea în ambele limbi, ca date ale firmei.

Întâlnirile: când o firmă te invită la o întâlnire video din AgenticWeb OS, intri din link, cu numele tău, fără cont. Imaginea și sunetul trec în timp real prin Cloudflare Realtime (SUA, rețea globală) și nu sunt înregistrate. Dacă firma a pornit transcrierea (îți spunem la intrare și se vede pe tot parcursul), ce spui ajunge în timp real la Soniox (SUA) și se păstrează în platformă ca text, 12 luni, ca date ale firmei, care e operatorul și cu care îți exerciți drepturile; din el, AI-ul face pentru firmă rezumatul, promisiunile și o ciornă de email. Păstrăm și numele tău, ora la care ai intrat și momentul în care ai văzut informarea. La o ședință față în față înregistrată pe telefonul firmei, sunetul se păstrează doar până la transcriere, apoi se șterge. Dacă alegi să auzi traducerea cu voce, ElevenLabs (SUA, UE) rostește în timp real traducerea celorlalți, fără ca sunetul să fie păstrat; la fel rostește răspunsurile asistentului AI al firmei, când cineva îl strigă. Dacă firma te aduce în întâlnire prin telefon, apelul trece prin Telnyx (SUA, UE), iar în platformă rămân numărul și transcrierea, ca date ale firmei. Un mesaj video pe care i-l trimiți unei firme din link se păstrează 60 de zile, apoi se șterge; transcrierea lui (dacă firma o folosește) rămâne ca text, ca date ale firmei.

Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) procesează plățile cu cardul și păstrează cardul salvat pentru plățile abonamentului; datele cardului se introduc direct la Stripe, iar noi primim doar referința cardului, tipul și ultimele 4 cifre. Pentru plățile prin transfer bancar, din extrasul de cont primim numele plătitorului, contul din care a plătit, suma și referința AW-, pe care le folosim ca să confirmăm plata. Oblio procesează datele necesare facturării și transmiterii în RO e-Factura. Contabilii, consultanții juridici și autoritățile pot primi date în limita obligațiilor legale sau a apărării unui drept. Serviciile de plată pot avea și obligații proprii de operator.

Integrările activate de tine, precum Google Workspace, Google Business Profile, Google Ads, Microsoft, Shopify, Meta (Facebook, Instagram, Messenger, WhatsApp, Meta Ads) sau TikTok, primesc datele necesare acțiunilor efectuate prin ele; ce citim de la fiecare este descris în politica AgenticWeb OS (os.agenticweb.ro/privacy), la „Integrări sociale și de reclame”. Un link WhatsApp deschide serviciul Meta numai când îl folosești. Nu vindem date personale.

7. Unde sunt prelucrate datele

Găzduirea aplicației, a bazei principale și a fișierelor în România și regiunea europeană de email nu înseamnă că toate prelucrările rămân exclusiv în Uniunea Europeană. Cloudflare procesează traficul în rețeaua sa globală, iar furnizorii AI, de plăți și integrările (Meta, TikTok, Google) pot procesa date sau permite acces din Statele Unite și alte țări din afara Spațiului Economic European.

Transferurile trebuie să se bazeze pe mecanismul aplicabil destinatarului: o decizie de adecvare (inclusiv EU–US Data Privacy Framework numai pentru entitățile certificate și prelucrările acoperite) sau garanții precum clauzele contractuale standard, cu măsurile suplimentare necesare. Poți cere la adresa de contact identificarea destinatarilor și informații sau o copie a garanțiilor aplicabile prelucrării tale.

8. Cookie-uri, preferințe și măsurarea utilizării

OS folosește cookie-uri necesare autentificării, protecției cererilor și securității. Sesiunea de autentificare este configurată pentru 24 de ore, cu reînnoire în condițiile autentificării. Preferințele de temă, aspect și panouri pot fi păstrate în browser. Ștergerea lor poate impune o nouă autentificare sau resetarea preferințelor.

OS nu folosește cookie-uri de analytics și nici servicii de statistici ale unor terți. Pentru securitate, depanare și îmbunătățirea platformei păstrăm jurnale tehnice și evidențe de utilizare, în interes legitim. Nu trimite date personale prin adresele paginilor.

Preferințele de confidențialitate ale site-urilor administrate prin OS se configurează separat, pentru fiecare site. Politica OS nu constituie acordul vizitatorilor acelor site-uri.

9. Păstrare, export și ștergere

Datele de cont și organizație sunt păstrate pe durata furnizării serviciului și ulterior numai pentru obligații legale, închiderea relației ori apărarea unor drepturi. Conținutul organizației urmează instrucțiunile acesteia și ciclul modulului folosit. Arhivarea unei conversații sau a unui client nu înseamnă ștergere.

Evenimentele și sesiunile de analytics sunt curățate periodic după 12 luni; verificările de disponibilitate după 90 de zile și auditurile de performanță după 400 de zile. Fișierele mutate în Coș pot fi recuperate timp de 7 zile, apoi sunt eligibile pentru ștergerea automată. Transferurile temporare au expirarea indicată în interfață.

Pentru conversații, memorie AI, emailuri și date CRM, păstrarea depinde de relația de serviciu, instrucțiunile organizației și ștergerile efectuate; nu există un termen unic de ștergere automată pentru toate aceste categorii. În Setări → Confidențialitate, Exportă datele contului descarcă în JSON profilul, preferințele și firma ta, iar proprietarul sau un administrator descarcă cu Exportă datele firmei o arhivă cu firma, echipa, site-urile, clienții și cererile, conversațiile chatbotului, programările, comenzile, ofertele și facturarea, fără parole, tokenuri sau chei. Șterge definitiv contul cere confirmarea adresei de email; datele firmei rămân, iar unicul owner trebuie să transfere mai întâi proprietatea. Conturile administratorilor platformei nu pot fi șterse din acest ecran. Pentru un export mai larg ori o cerere privind alte date, contactează-ne.

Documentele financiar-contabile se păstrează, ca regulă generală, 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar. Jurnalele legate de securitate, incidente și litigii pot fi păstrate cât sunt necesare scopului documentat. Copiile de siguranță și evidențele furnizorilor au retenții distincte; poți solicita detalii pentru datele tale. Cererile privind datele nu se execută prin simpla deschidere a linkului de contact.

10. Drepturile tale și cum le exerciți

În condițiile GDPR, poți cere acces la date și o copie, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării și portabilitatea datelor furnizate pentru prelucrări automate bazate pe contract sau consimțământ. Poți retrage consimțământul oricând și te poți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim din motive legate de situația ta. Opoziția la marketing direct oprește folosirea datelor în acest scop.

Scrie la [email protected] sau trimite o cerere la sediul social. Indică serviciul, adresa de cont ori conversația vizată și ce dorești să rezolvăm. Nu trimite parole, coduri de autentificare sau copii ale actului de identitate din proprie inițiativă. Dacă există dubii rezonabile, cerem numai informația suplimentară necesară verificării identității.

Răspundem fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la primirea cererii. Pentru cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni; te informăm în prima lună despre prelungire și motive. Cererile sunt, de regulă, gratuite. Dacă o obligație legală împiedică ștergerea anumitor date, explicăm ce păstrăm și de ce.

Dacă cererea privește datele unei firme care folosește AgenticWeb, adreseaz-o acelei firme; dacă ne scrii nouă, te ajutăm să identifici operatorul și să îi transmiți solicitarea. Poți depune o plângere la ANSPDCP sau la autoritatea competentă din statul reședinței, locului de muncă ori presupusei încălcări. Ai și dreptul la o cale de atac în instanță.

11. Vocea mea: clona vocii tale pentru apelurile traduse

Într-o firmă cu Call center AI sau AgenticWeb AI Ultra, fiecare membru își poate crea, dacă vrea, o clonă a propriei voci, din Setări → Vocea mea. Clona rostește numai cuvintele tale, traduse, în apelurile tale traduse automat, ca interlocutorul să audă traducerea cu vocea ta. Firma este operator pentru datele membrilor ei, iar AgenticWeb le prelucrează în numele firmei.

Prelucrăm înregistrarea vocii tale (circa 60–90 de secunde, cu frazele citite și fraza de acord), identificatorul clonei și evidența acordului: cine l-a dat, când, versiunea textului de acord, adresa IP și browserul. Vocea nu este folosită pentru a te identifica sau autentifica și nici în alt scop decât apelurile tale traduse.

Temeiul este consimțământul tău explicit (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR), dat separat: citești cu voce tare fraza de acord și bifezi. Îl tratăm cu garanțiile cerute pentru datele biometrice (art. 9 alin. 2 lit. a), deși vocea nu servește la identificare. Firma nu poate cere clona și nu te poate dezavantaja dacă refuzi sau renunți. Clona o folosești numai tu: proprietarul și administratorii firmei nu o pot crea, alege sau folosi.

Înregistrarea rămâne în spațiul privat de fișiere de pe serverele noastre din România, criptată (AES-256-GCM), și nu este niciodată publică. ElevenLabs (SUA, UE) primește înregistrarea, ca să creeze clona, și textele traduse pe care le rostește. Ca să economisim capacitate, o clonă nefolosită poate fi ștearsă la ElevenLabs și refăcută mai târziu din înregistrare. La începutul fiecărui apel, interlocutorul află că apelul e tradus automat și că vocea e generată de inteligența artificială.

Poți retrage acordul oricând, din Setări → Vocea mea → „Șterge vocea mea”: clona de la ElevenLabs și înregistrarea se șterg imediat din sistemele active și nu pot fi recuperate. La fel când ești scos din firmă sau îți ștergi contul. Dacă firma renunță la Call center AI și la Ultra, clona de la ElevenLabs se șterge, iar înregistrarea rămâne numai cât ții funcția pornită. Evidența acordului, fără sunet, o păstrăm 3 ani de la retragere, ca dovadă. Ai și celelalte drepturi descrise mai sus: acces, copie, ștergere și plângere la ANSPDCP.

12. Securitate și acces

Folosim conexiuni HTTPS, verificări ale accesului și permisiunilor pe organizație, protecții împotriva abuzului și criptarea secretelor pentru integrările conectate. Copiile de siguranță ale bazei de date sunt criptate și păstrate pe echipamente proprii, cu un ciclu separat de înlocuire; ștergerea datelor active nu înseamnă ștergere instantanee din toate copiile de siguranță.

Persoanele cu acces trebuie să păstreze confidențialitatea datelor. Niciun sistem nu poate garanta securitate absolută. Dacă suspectezi acces neautorizat, contactează-ne fără să incluzi secrete în mesaj.

13. Actualizări și informații suplimentare

Versiunea și data acestei informări sunt afișate la începutul paginii. Actualizăm politica atunci când se schimbă serviciile sau prelucrările; pentru schimbări importante folosim și canalele de comunicare relevante. Publicarea unei versiuni noi nu înlocuiește consimțământul când acesta este necesar.

Serviciile AgenticWeb se adresează utilizatorilor profesionali și nu sunt concepute pentru colectarea intenționată de date de la copii. Dacă observi asemenea date transmise din greșeală, anunță-ne pentru analiză și remediere.